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Les 5 plus grandes frustrations liées aux salles de réunion : comment y remédier ?

Les 5 plus grandes frustrations liées aux salles de réunion : comment y remédier ?

Les 5 frustrations liées aux salles de réunion

  1. Les salles de réunion, déjà peu nombreuses, occupées par d'autres collègues qui ne les avaient pas réservées.

  2. Les collègues qui ne libèrent pas la salle de réunion à temps.

  3. Le  temps que l'on perd à chercher une salle de réunion.

  4. Les collègues qui occupent une salle de réunion sans l'avoir réservée.

  5. Si vous êtes le malheureux collaborateur installé juste à côté d'une salle de réunion, vous êtes inévitablement amené à répondre à toutes les questions concernant la salle en question.

Une app meeting room

Les réunions sont maintenant moins souvent interrompues, les salles de réunion ne sont plus utilisées sans avoir été réservées au préalable et les collaborateurs obtiennent un aperçu pratique des salles de réunion libres.

Grâce à l'app FISHBOWL MEETING ROOM sur Lenovo Tab 2 A10-30 au niveau de la porte de nos salles de réunion. Elle fonctionne en toute transparence avec Office 365 et s'installe et se configure facilement.

Les apps spécifiques pour les salles de réunion poussent comme des champignons dans les App stores. Nous avons pu en (pré)tester toute une série et les comparer. Nous avons estimé que l'app Fishbowl était de loin la meilleure du moment. Une excellente interface au design élégant et adaptable (vous savez, le style maison) nous aide désormais à faire preuve d'une plus grande efficacité au niveau des salles de réunion.

Mais comme cela fonctionne-t-il exactement chez Proximus SpearIT ?

  1. Nous avons installé Fishbowl sur des tablettes au niveau de nos salles de réunion afin que les collaborateurs puissent voir clairement si une salle est réservée ou libre. Ils peuvent également effectuer une réservation sur place pour 10 à 90 minutes.
  2. Nous avons adapté le design au style maison de Proximus SpearIT.
  3. Fishbowl fonctionne en arrière-plan tandis que vous continuez à travailler dans vos programmes sous MS Exchange, Office 365 ou Google for Work*.
  4. Et Fishbowl fait plus encore : il effectue des mesures pour augmenter votre productivité "réunion".

Des mesures automatiques et … action !

Agissez sur la base de faits, et non sur la base d'une intuition ou sur la base de ce que disent les gens, car leurs paroles ne correspondent pas toujours à leurs actions. Et qui, à vrai dire, a encore du temps à consacrer à ce genre d'enquêtes ?

Les participants sont automatiquement* enregistrés. Inutile de tenir une liste de présences. Fishbowl enregistre chaque personne qui participe à une réunion et qui a installé l'app* sur son smartphone.

Dès que les participants quittent la salle de réunion, ils reçoivent une notification de Fishbowl.

Avec Fishbowl, vous disposez de toutes les données concernant vos réunions en un seul endroit. Vous pouvez consulter des statistiques, des graphiques, et des rapports en vue d'améliorer les réunions dans votre organisation.

Car les réunions sont soit un moyen de communication et de concertation efficace, soit une perte de temps gratuite qui pèse sur la productivité de votre entreprise. Dans ce dernier cas, les données relatives aux réunions sont le point de départ idéal pour améliorer la situation.

Envie d’en savoir plus ?

Ou de venir voir notre configuration de test ?
N'hésitez pas à nous poser vos questions concernant l'app Fishbowl.

 

*Remarque : au moment d'écrire ce post, l'app Fishbowl pour tablette était uniquement disponible dans le Google Playstore. L'app iOS avec support GSuite devrait être disponible en juillet 2017. Le support Microsoft Exchange et O365 pour iOS est prévu plus tard à l'été 2017. Après l'été, on attend l'app pour smartphone pour les utilisateurs de salles de réunion. Vous pourrez alors effectuer d'autres mesures : heures réelles de début et de fin, présences, etc. Il est dès lors possible également de libérer la salle de réunion si l'organisateur ne s'y présente pas dans les X minutes.

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